Inbound und Outbound sind in den letzten Jahren gigantisch gestiegen, mit unsicheren Situationen zur Folge. Die ursprüngliche Frage war folglich, die Zugangskontrolle von Lkws in Angriff zu nehmen, hauptsächlich im Rahmen der Sicherheit unserer Mitarbeiter.”

Bram Van Coillie, Warehouse Manager der Stow Gruppe, arbeitet 7 Jahre für Stow und hat das Wachstum des Unternehmens in der ersten Reihe miterlebt. Auch die Niederlassung in Dottenijs. "In den ersten Jahren verschifften wir ungefähr 95.000 Tonnen Coils pro Jahr von Dottenijs. Zum Vergleich: heute verschiffen wir jährlich ungefähr 160.000 Tonnen. Die Anzahl eingehender und ausgehender Lkws ist demzufolge gigantisch gestiegen, mit unsicheren Situationen und vielen Trailern zur Folge. Der Parkplatz ist eingeschränkt, wobei jedoch Erweiterungspläne in Arbeit sind. Die anfängliche Frage an Peripass – vor 4 Jahren und damals noch unter dem Namen Behind The Buttons – lautete folglich, die Zugangskontrolle von Lkws in Angriff zu nehmen, hauptsächlich im Rahmen der Sicherheit und aufgrund des Wachstums."

Die Schaffung einer sicheren Umgebung für Mitarbeiter und Fahrer

Sicherheit ist für Stow die wichtigste Triebfeder, um Peripass auf dem Standort zu implementieren. "Unser wichtigstes Ziel war es, unsere Mitarbeiter zu schützen, indem wir sie weniger zwischen den Lkws herumlaufen lassen. Früher war es so, dass man die Fahrer selbst auf dem Parkplatz suchte, hin und her lief, sie persönlich darüber informierte, wer in das Gelände einfahren durfte und wer nicht. Die Implementierung mit Einführung von Schranken und dem Selbstbedienungskiosk wurde eingeleitet und die Zugangskontrolle wurde an die Wünsche von Stow angepasst. Durch die Automatisierung des Zugangs konnten wir auch die Effizienz unserer Mitarbeiter verbessern.

"Früher war es so, dass man die Fahrer selbst auf dem Parkplatz suchen ging, hin und her lief, ihnen persönlich sagte, wer in das Gelände einfahren durfte und wer nicht."

"Der jetzige Prozess verläuft noch nicht völlig autonom, aber das ist eine bewusste Entscheidung, aus dem sehr einfachen Grund, dass wir die Papiere selbst noch abgeben und kontrollieren wollten. Für Inbound möchte man einen abgezeichneten Lieferschein erhalten, und dies erfolgt an den Kais. Für Outbound erfolgt dies im Büro, in der logistischen Informationsstelle. In der Anfangsphase wollten wir dies noch nicht abschaffen."

Der Ablauf des Registrierungsprozesses

"Die Lastkraftwagen kommen am Standort an, wonach sich die Fahrer auf der Peripass-Plattform anmelden. Sie erhalten einen Pin-Code für einen Zugang zum Standort über ein Drehkreuz und Schranken. In der Informationsstelle melden sie sich an und erhalten die entsprechenden Dokumente. Danach kehren sie zu ihrem Lastkraftwagen zurück und werden per SMS verständigt, wenn sie einfahren können, und zu welchem Standort. Das Einfahren in das Gelände ist mit dem erhaltenen Pin-Code möglich. Beim Hinausfahren müssen die Dokumente abgezeichnet werden und muss in einigen Fällen noch eine zusätzliche Kontrolle der Befestigung des Materials oder eine Lieferscheinkontrolle erfolgen. Das Verlassen des Geländes ist mit demselben Pin-Code möglich, den die Peripass-Plattform generiert hat."

"Fahrer melden sich bei der Peripass-Plattform an und erhalten einen Pin-Code für den Zugang zum Standort."

Implementierung neuer Entwicklungen in Dottenijs

"Mittlerweile haben sich unsere Wünsche verändert, wodurch wieder zahlreiche neue Entwicklungen bevorstehen. Das Anmeldeverfahren läuft noch nicht vollständig automatisch. Durch die Verwendung von Peripass haben wir die Anforderungen besser erkannt. Wir möchten zu einem System übergehen, bei dem kein physischer Kontakt zwischen Empfangsmitarbeitern und Lkw-Fahrern mehr erforderlich ist."

"Durch die Verwendung von Peripass sind neue Anforderungen ans Licht gekommen, wodurch neue Entwicklungen bevorstehen."

"Bei vielen Unternehmen wird das Gaspedal gedrückt werden, um den Kontakt gänzlich zu eliminieren. Auch bei Stow besteht die Notwendigkeit, die ersten gegenseitigen Kontakte zu eliminieren. Nicht nur aufgrund von Covid-19 und aus gesundheitlichen Gründen, aber auch, weil wir mit 12 bis 14 verschiedenen Sprachen konfrontiert werden. Da wir noch stets einen persönlichen Kontakt behalten, trotz der Verwendung des Selbstbedienungsportals, veranlasst dies noch die entsprechenden Kommunikationsprobleme, gelegentlich mit Frust und heftigen Diskussionen zur Folge. Dem möchten wir Abhilfe schaffen."

"Wir möchten unsere Kommunikation mit den Fahrern vermehrt mit Text, aber eigentlich vorzugsweise mit Bild pflegen. Dafür gibt es mittlerweile eine Lösung: alle Informationen werden auf dem Selbstbedienungsportal visualisiert und müssen effektiv abgehakt werden. Sicherheitsvorschriften und/oder allgemeine Anweisungen, um das Betriebsgelände betreten zu können: Luftfederungen beim Einfahren absenken, um nicht gegen die Rollbrücke zu fahren, ist dafür ein typisches Beispiel. Durch die Digitalisierung operationeller Anweisungen und Sicherheitsvorschriften bekommen wir eine bessere Rückverfolgung, wer unsere Richtlinien angenommen hat."

"Jetzt werden alle Vorschriften lediglich auf Papier mitgegeben, aber es wird nichts abgezeichnet. In Zukunft werden wir folglich viel besser abgesichert sein, da die abgehakte Liste an den Spediteur selbst vorgelegt werden kann. Bei eventuellen Diskussionen werden wir perfekt nachweisen können, dass sich ein Fahrer sehr wohl mit den von uns auferlegten Vorschriften einverstanden erklärt hat. Dies ist nun allesamt in Planung und wir müssen rasch vorgehen, damit wir damit beginnen können."

Zusätzliche Optimierung für das Dispatching von Lkws

"Was wir auch kurzfristig einführen möchten, ist die Einrichtung gesonderter Dispatch-Dashboards für die verschiedenen Standorte auf dem Gelände. Jetzt sind alle logistischen Aktivitäten auf einem Dispatch-Dashboard angegeben, wobei eine physische Person das Dispatching manuell zwischen den verschiedenen Lade- und Löschkais ausführt. Wir möchten dies aufteilen und ein gesondertes Dispatch-Dashboard pro Tor vorsehen: jeder Operator oder Mitarbeiter verwaltet ein Tor oder einen Löschkai und kann eigene angemeldete Lkws sehen und verwalten. Auf diese Weise können wir die Funktion eines 'Subdispatchers' vermeiden."

"Jetzt arbeiten wir noch nicht mit einer Inbound-Planung. in Zukunft möchten wir Peripass dafür einsetzen: mit der Plattform möchten wir die Verteilung und Besetzung der Kais verfolgen."

"Jetzt arbeiten wir noch nicht mit einer Inbound-Planung. in Zukunft möchten wir Peripass dafür einsetzen: mit der Plattform möchten wir die Verteilung und Besetzung der Kais verfolgen. Oder indem wir mit Standardexporten arbeiten, mit Pivot-Tabellen in Excel oder direkt in Peripass. Zu diesem Zweck müssen wir intern noch die Auswahllisten für das Selbstbedienungsportal vorbereiten."

"Wir merken, dass Namen und die Namen der Spediteure auf unzählige unterschiedliche Weisen geschrieben werden, wenn wir die Fahrer einen freien Text eingeben lassen, wodurch keine eindeutigen Listen für die Auswertung erstellt werden können. Durch die Verwendung eines Aufklappmenüs mit im Voraus eingegebener Information, die nur mehr angekreuzt werden muss, können alle Daten viel einfacher und schneller analysiert werden. Auch dies möchten wir im folgenden Upgrade, das jetzt läuft, in Angriff nehmen."

Vorbereitung der Verknüpfung zwischen Peripass und SAP

"Neben dem Inhaltlichen muss auch die Verknüpfung mit SAP vorbereitet werden. Derzeit führen wir die aktuelle Version von SAP in allen Niederlassungen des Konzerns ein, um auf dieselbe automatisierte Weise arbeiten zu können. Danach werden wir alle Niederlassungen auf S4Hana upgraden, der aktuellen Version von SAP. Wir prüfen, wie wir die nötigen Ressourcen freimachen können, um gemeinsam mit Peripass die tatsächliche Verknüpfung zwischen beiden Plattformen auszuführen."

Nächste Schritte, neue Funktionen

"Die nächsten Schritte werden derzeit mit dem Customer Success-Team von Peripass besprochen: die laufende Projektintegration mit SAP, das Vermeiden von physischem Kontakt beim Empfang, die weitere Automatisierung der Zugangskontrolle und die Einrichtung gesonderter Dispatch-Dashboards. Es werden neue Sitzungen eingeplant, um zu prüfen, was Peripass tun kann, aber auch in Bezug auf die Ressourcen, die im SAP-Team von Stow verfügbar sind. Das Produkt erneut im Detail zu betrachten und zu sehen, was wir noch zusätzlich brauchen können, hat sich für uns als wertvoll erwiesen. Es bringt uns näher zu einem autonomen Anmeldeverfahren."

"Das Produkt erneut im Detail zu betrachten und zu sehen, was wir noch zusätzlich brauchen können, hat sich für uns als wertvoll erwiesen."

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