“Les principaux progrès concernent la simplification des flux de visiteurs et les communications dans la langue des chauffeurs qui sont orientés vers la bonne porte au moyen d’un SMS rédigé dans leur propre langue. ”

Peripass est utilisé par Decospan pour le contrôle de l'accès des chauffeurs de camions, des sous-traitants et des visiteurs. David Gesquiere, Facility Manager chez Decospan, explique les solutions spécifiques proposées par Peripass pour le site de Menin. « Le plus important pour nous était la flexibilité de la plateforme et comme Peripass est un « système ouvert », une solution logicielle adaptable à nos besoins et souhaits, nous avons tout de suite été séduits.

"Peripass est un système « ouvert », un logiciel flexible. Cette flexibilité était très importante pour nous."

Un logiciel unique avec la bonne dose de flexibilité

Decospan a sollicité Peripass il y a 4 ans environ. À l'époque, le logiciel n'en était encore qu'à ses premiers balbutiements. Après une première prise de contact et une présentation de la plateforme de yard management, nous avons visité le site d'Alpro à Wevelgem qui travaillait déjà avec Peripass à l'époque.

Peripass est un système unique. Il permet de communiquer avec les visiteurs dans plusieurs langues, ce qui est très pratique avec des chauffeurs des pays de l'Est par exemple. Peripass facilite aussi leur accueil sur le site et permet de leur donner des instructions claires.

Double processus d'enregistrement : pour les visiteurs et pour les chauffeurs

Le système d'enregistrement est double. Il y a d'un côté les visiteurs, soit les clients et fournisseurs qui fixent rendez-vous à l'avance avec nos collaborateurs internes ou le service technique. Pour ça, nous utilisons le synchronisateur de calendriers avec l'envoi, la veille ou le matin même, aux visiteurs d'un code d'accès sous forme de ticket électronique. Cet e-mail contient un code secret et une petite vidéo d'instructions. Le local d'accueil se trouve au centre du site, où circulent aussi les camions. Surveiller la sécurité n'est donc pas évident. Une petite vidéo YouTube explique donc comment visiter le site en toute sécurité et quel chemin suivre pour accéder au local d'accueil. Le même code permet de quitter le site une fois la visite terminée.

"Après inscription, les chauffeurs reçoivent un code d’accès par SMS, ainsi que des instructions pour se garer ou se rendre à la bonne porte"

L'organisation de l'accueil pour les camions est un peu différente. Les chauffeurs ne reçoivent pas de ticket électronique à l'avance. Chaque chauffeur doit s'inscrire à l'avance. Une borne, couverte et vitrée pour protéger les chauffeurs contre la pluie et le vent, est prévu dans ce cas. Après inscription, ils reçoivent un code d’accès par SMS, avec les instructions pour se garer sur le parking d'attente ou accéder à une porte déterminée sur le site. Le code est valable 24h. Nous avons aussi réalisé un petit film pour les chauffeurs, qui est à la disposition des sociétés de transport et des chauffeurs.

Visibilité sur l'ensemble du site grâce au tableau de bord de dispatching

Grâce à la plateforme Peripass, nous savons exactement qui entre sur le site et quand. Nous avons plusieurs portes pour décharger et un nombre donné de portes pour les chauffeurs qui viennent charger. Une seule personne suffit aujourd'hui pour organiser les transports sur le site à l'aide du tableau de bord logistique. Elle peut orienter les camions entrants vers la bonne porte. La plateforme envoie un SMS aux chauffeurs, dans leur langue maternelle, avec quelques instructions.

"Grâce au tableau de bord de dispatching, nous savons exactement qui entre sur le site et quand"

Ce qui nous manque encore aujourd'hui, c'est un lien avec le logiciel ERP. Notre entreprise connaît de très nombreux changements. Pour garantir d'excellents services, Decospan investit résolument dans l'Industrie 4.0. Notre organisation n'était pas encore prête jusqu'à présent à connecter avec Peripass. Nous y travaillerons cette année. Le deuxième site de production de Menin, qui date de la fin des années 90, va aussi être transformé pour pouvoir organiser le contrôle des accès avec Peripass. Cela est prévu pour le premier trimestre 2021.

Chaque visiteur doit obligatoirement s'inscrire

Les principaux progrès concernent la simplification des flux de visiteurs. Physiquement, le terrain présente un gros inconvénient dans la mesure où le local d'accueil, où les visiteurs et fournisseurs sont reçus, se trouve au centre du site et donc après les barrières derrière lesquelles passent aussi les camions. C'est la raison pour laquelle les visiteurs doivent s'inscrire à l'avance.

Une certaine prise de conscience doit encore se faire en interne pour utiliser les bons systèmes et recevoir les visiteurs de la bonne manière.

Quand les visiteurs reçoivent leur code d’accès à l'avance, tout est beaucoup plus facile. Le mail qu'ils reçoivent contient un code qui permet d'ouvrir la barrière.

Celui qui ne reçoit pas de code à l'avance est invité à s'enregistrer manuellement au niveau de la borne. Avec les SMS, le code d’accès est envoyé immédiatement et ce n'est qu'après qu'il est possible d'accéder au site. Nous continuons par ailleurs à travailler sur la signalisation sur le site.

"Les principaux progrès concernent la simplification des flux de visiteurs et les communications avec les chauffeurs étrangers."

Plus de capacité à l'avenir

Pour le moment, nous disposons d'une capacité de 30 à 40 camions qui accèdent au site chaque jour, qu'il s'agisse de nos propres camions ou de transporteurs externes. Nous travaillons toujours avec 2 sites de production distants l'un de l'autre de deux kilomètres. Nous sommes en train de ramener progressivement le stock et les machines pour panneaux standard du deuxième entrepôt sur le site ici. Véhicules propres et de tiers effectuent actuellement la navette entre les deux sites de production, ce qui sera à terme superflu une fois que tout aura été transformé. Mais le volume de transports externes sur ce site augmentera alors fortement et c'est là que Peripass démontrera toute son utilité.

Vue d'ensemble sur le périmètre

En tant que Facility Manager, je suis responsable de la sécurité. Peripass contribue certainement à la sécurité du terrain en gérant les flux de visiteurs. Quand toutes les barrières et portes sont fermées, le site est surveillé. Avant, tout était ouvert et les camions entraient ici comme dans un moulin. Tout le monde pouvait entrer quand bon lui semblait, si bien qu'il était impossible de savoir qui était présent sur le site et qui devait l'être ou pas. Aujourd’hui, il est impossible d'entrer comme ça sur le site et le site est de ce fait bien plus sûr. Peripass donne un aperçu transparent des visiteurs enregistrés et présents sur le site, ce qui est bien sûr positif pour la sécurité.

L'automatisation est dans l'ADN de Decospan

En Belgique, Decospan dispose de 2 sites de production à Menin (sur respectivement 5 et 7 ha) et possède également un grand entrepôt avec grues automatiques. En vertu de la philosophie de la société visant à miser sur l'Industrie 4.0 et l'automatisation que cela suppose, Peripass correspond parfaitement à la politique d'innovation. Le but est de maintenir les sites de production en Belgique. Notre entreprise possède un grand savoir-faire technique. Malgré la complexité de nos sites, cela nous permet de maintenir le même nombre de personnes ici en Flandre.

"En terme de sécurité, Peripass offre un aperçu transparent des visiteurs enregistrés et présents sur le site."

Prochaines étapes : intégration avec le logiciel ERP

Nous espérons boucler l'adaptation avec notre logiciel ERP cette année encore, ce qui nous permettra alors d'utiliser Axapta2012. Nous prévoyons encore dans ce cas d'autres liens avec Peripass. Un camion qui vient décharger a un numéro d'ordre. Ce numéro d'ordre doit être connu dans Peripass. L'opérateur à l'accueil sait alors directement de quel camion il s'agit et vers quelle porte il doit se diriger. Une logique supplémentaire doit donc encore être intégrée dans ce cas. Sans le lien avec le logiciel ERP, le numéro d'ordre est demandé au borne, mais il ne s'agit pas d'un champ obligatoire. Aujourd’hui, il nous manque donc encore une certaine logique, et le dispatching se fait encore manuellement avec le tableau de bord. Une fois que toutes les informations seront reliées, cela sera un peu plus automatisé. L'équipe IT de Decospan va collaborer pour cela avec l'équipe de Peripass en charge de l'implémentation.

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