logo “À court terme, nous voulons mettre en place un tableau de bord - ou dashboard - distinct de dispatching pour les différents endroits sur le site.”

Stow fait partie des principaux fournisseurs de systèmes statiques d'entreposage et de rayonnages. Stow est un acteur international qui dispose de dix sites de production. Stow livre ses produits et fournit ses services dans plus de 40 pays dans le monde.

Truck

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camions par jour

  • Automatiser le contrôle des accès selon les souhaits de Stow

  • Garantir la sécurité du personnel d'accueil

  • Les transports inbound et outbound ont augmenté de manière spectaculaire ces dernières années.

  • Nombre élevé de remorques et manque de place sur le parking ont souvent donné lieu à des situations dangereuses par le passé

  • Ne plus laisser le personnel circuler entre les camions

  • Communications claires aux chauffeurs dans différentes langues

“Les transports inbound et outbound ont augmenté de manière spectaculaire ces dernières années, engendrant parfois certains risques. La demande initiale portait donc sur le contrôle de l’accès des poids lourds, principalement dans le cadre de la sécurité de nos collaborateurs”

Bram Van Coillie, Warehouse Manager du Groupe Stow, travaille depuis 7 ans pour Stow et a été un témoin privilégié de la croissance de la société. Aussi sur le site de Dottignies. « Les premières années, nous expédiions environ 95.000 tonnes de « coils » par an au départ de Dottignies. À titre de comparaison, nous en expédions aujourd'hui environ 160.000 tonnes chaque année. Le nombre de camions entrants et sortants a par conséquent fortement augmenté avec, pour conséquences, pas mal de situations dangereuses et beaucoup de remorques. Le parking est limité, mais des projets d'extension sont en cours. La demande initiale adressée voici 4 ans à Peripass, qui s'appelait alors encore Behind The Buttons, consistait donc à s'attaquer au contrôle des accès des poids lourds, essentiellement dans le cadre de la sécurité et en raison de la croissance.

Créer un environnement sûr pour les collaborateurs et les chauffeurs

La principale raison pour Stow d'implémenter la solution Peripass sur le site est la sécurité. « Notre principal objectif était de protéger notre personnel en le faisant moins circuler entre les camions. Avant, les responsables allaient chercher eux-mêmes les chauffeurs sur le parking, faisaient plusieurs allers et retours, les informer personnellement sur ceux qui étaient autorisés ou non à entrer. L'implémentation avec l'introduction de barrières et la borne Self-Service a eu lieu et le contrôle des accès a été défini selon les souhaits de Stow. L'automatisation des accès a aussi permis d'améliorer l'efficacité de nos collaborateurs.

"Avant, les responsables allaient chercher eux-mêmes les chauffeurs sur le parking, faisaient plusieurs allers et retours, leur disaient personnellement qui était autorisé ou non à entrer, ..."

Le processus actuel n'est pas encore tout à fait autonome, mais c'est voulu pour la simple et bonne raison que nous voulions encore remettre et contrôler nous-mêmes les papiers. Pour l'inbound, on veut recevoir un bon de livraison signé et cela se fait au niveau des quais. Pour l'outbound, cela se fait dans le bureau, au point d'info logistique. Nous voulions dans un premier temps maintenir cela.

Déroulement du processus d'enregistrement

Les camions arrivent sur le site et les chauffeurs s'inscrivent alors sur la plateforme Peripass. Ils reçoivent un code secret pour accéder au site via un tourniquet et des barrières. Ils se présentent au point d'information et reçoivent les papiers nécessaires. Ils remontent ensuite dans leur camion et sont avertis par SMS quand ils peuvent entrer. Le SMS leur indique également l'endroit où ils doivent se rendre. L'entrée sur le site se fait au moyen du code PIN reçu. Pour sortir, les papiers doivent être signés et un contrôle supplémentaire a lieu dans certains cas en ce qui concerne l'arrimage du matériel ou le bon de livraison. Il est possible de quitter le site en utilisant le même code PIN généré par la plateforme Peripass.

"Les chauffeurs s'inscrivent sur la plateforme Peripass et reçoivent un code PIN pour accéder au site."

Implémentation de nouveaux développements à Dottignies

Nos souhaits ont entre-temps changé et de nombreux nouveaux développements sont donc à l'étude. Le processus d'inscription n'est toujours pas totalement automatique. L'utilisation de Peripass a mis en évidence certains besoins. Notre volonté est de passer à un système ne nécessitant plus le moindre contact physique entre le personnel d'accueil et les chauffeurs de poids lourds.

"L'utilisation de Peripass a mis en évidence certains besoins et de nombreux nouveaux développements sont donc à l'étude."

Beaucoup d'entreprises vont passer la vitesse supérieure pour éliminer totalement les contacts. Stow ressent également ce besoin d'éliminer les premiers contacts. Non seulement en raison du Covid-19 et des mesures sanitaires, mais aussi parce que nous sommes confrontés à 12 voire 14 langues différentes. Comme nous maintenons des contacts personnalisés malgré l'utilisation du Portail Self-Service, cela occasionne encore d'inévitables problèmes de communication, avec parfois une certaine frustration et des discussions interminables pour conséquence, ce que nous voulons absolument supprimer.

Nous voulons maintenir nos communications avec les chauffeurs avec plus de texte, mais aussi de préférence des images et une solution a été trouvée dans ce cas puisque toutes les informations seront visualisées sur le portail Self-Service et devront être cochées. Consignes de sécurité et/ou instructions générales pour pouvoir accéder au site : abaisser les suspensions au moment d'entrer pour ne pas heurter le pont roulant est un exemple typique dans ce cas. En digitalisant les instructions opérationnelles et les consignes de sécurité, nous aurons un meilleur traçage des chauffeurs ayant accepté nos consignes.

Aujourd'hui, les consignes sont communiquées uniquement sur papier, mais rien n'est signé. Nous serons donc bien mieux couverts à l'avenir puisque nous pourrons montrer la liste cochée au transporteur. En cas de discussion éventuelle, nous pourrons montrer aux chauffeurs qu'ils ont bien accepté les consignes que nous avons imposées. Tout cela est encore en projet et nous devons y travailler au plus vite pour continuer à avancer.

Optimisation du dispatching des camions

À court terme, nous voulons aussi mettre en place un tableau de bord - ou dashboard - distinct de dispatching pour les différents endroits sur le site. Aujourd'hui, toutes les activités logistiques sont reproduites sur un seul dashboard de dispatching, avec une personne physique qui exécute manuellement le dispatching entre les différents quais de chargement et déchargement. Nous voulons scinder cela et avoir un tableau de bord de dispatching distinct par porte : chaque opérateur ou collaborateur gérerait une porte ou un quai et pourrait voir et gérer les camions inscrits. Cela permettrait d'éviter le rôle de « sous-dispatcheur.

"Nous ne travaillons pas encore avec un planning inbound mais nous voulons à l'avenir utiliser Peripass dans ce cas : nous voulons utiliser la plateforme pour suivre la répartition et l'occupation des quais."

Nous ne travaillons pas encore avec un planning inbound mais nous voulons à l'avenir utiliser Peripass dans ce cas : nous voulons utiliser la plateforme pour suivre la répartition et l'occupation des quais. Ou travailler avec des exports standard, avec des tableaux croisés dynamiques dans Excel ou directement dans Peripass. Nous devons pour cela encore préparer les listes de sélection pour le portail Self-Service en interne.

Quand nous laissons les chauffeurs compléter librement les documents, les noms et les noms des transporteurs sont écrits de nombreuses manières totalement différentes, ce qui ne permet pas d'établir des listes claires pour le reporting. L'utilisation d'un menu déroulant, avec des informations précomplétées à cocher, facilitera et accélérera considérablement l'analyse de toutes les données et nous comptons bien y travailler dans le cadre de la mise à jour en cours.

Préparation de la connexion entre Peripass et SAP

Outre l'aspect contenu, il faut aussi préparer la mise en relation avec SAP. Nous sommes en train de déployer la version actuelle de SAP sur tous les sites du groupe pour pouvoir travailler d'une seule et même manière automatisée. Tous les sites passeront ensuite à S4Hana, la version la plus récente de SAP. Nous étudions les moyens de libérer les ressources nécessaires pour pouvoir relier les deux plateformes.

Prochaines étapes, nouvelles fonctionnalités

Les prochaines étapes sont en phase d'analyse avec l'équipe Customer Success de Peripass : intégration en cours avec SAP, suppression des contacts physiques à l'accueil, poursuite de l'automatisation du contrôle des accès et mise en place de tableaux de bord de dispatching distincts. De nouvelles sessions sont prévues pour voir ce que Peripass peut faire, mais aussi en fonction des ressources disponibles au sein de l'équipe SAP de Stow. Le fait d'étudier le produit en détail et de voir ce qu'il était encore possible de faire a été très précieux. Cela nous rapproche d'un processus d'enregistrement autonome.

"Le fait d'étudier le produit en détail et de voir ce qu'il était encore possible de faire a été très précieux."


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