“Ik heb dikwijls mijn hart vastgehouden toen ik uit mijn raam keek en de chaos en veiligheidssituatie zag. Ik zocht een systeem dat al deze zorgen kon wegnemen én 24 op 7 kon draaien. Zo zijn we bij Peripass uitgekomen”

Wim Muylaert, logistiek manager, vertelt waarom Alpro voor Peripass koos: “Ik heb dikwijls mijn hart vastgehouden toen ik uit mijn raam keek en de chaos en veiligheidssituatie zag. Ik zocht een systeem dat al deze zorgen kon wegnemen én 24 op 7 kon draaien omdat we met een 5-ploegensysteem werken. En zo zijn we bij Peripass uitgekomen.”

Alpro kocht een nabijgelegen terrein op om er een personeelsparking en een wachtparking voor vrachtwagens op aan te leggen. Wim Muylaert: “Voor trucks hebben we nu 32 parkeerplaatsen op onze wachtparking. Voorheen stond een deel van de vrachtwagens op straat en deel op de site. Er was complete chaos. Dit leidde tot heel grote veiligheidsproblemen. Chauffeurs die elkaar blokkeerden of onderling ruzie maakten over wie er eerst was toegekomen - terwijl wij diegenen zijn die bepalen wie prioriteit heeft.”

“Aan onze poorten zag ik dikwijls gevaarlijke situaties met personenwagens en fietsers. Ik heb dikwijls gedacht: ‘Oei oei, hier gaan ongelukken gebeuren.’ Dit was voor mij de belangrijkste tijdsdruk: niet de logistieke inefficiënties, ik wou voorkomen dat er ongelukken zouden gebeuren. Zeker een botsing tussen een vrachtwagen en een fietser – dat is zowat het ergste dat je je kan voorstellen. Die schrik is nu gelukkig compleet weg.”

"We hebben nu ook extra veiligheidscameras geplaatst op de parking om ongewenste situaties te voorkomen: “Vroeger zagen we al eens dat chauffeurs onderling een barbecue organiseerden. Ik begrijp dat dit gezellig is wanneer je van ver komt, maar veilig is anders.” (lacht)

Meer talen, minder problemen

“Vroeger kwamen alle chauffeurs individueel naar ons bureau om zich aan te melden. Chauffeurs komen tegenwoordig uit elke hoek van Europa, steeds verder en verder, waardoor de communicatie zeer moeizaam verliep. Het persoonlijk contact verliep ook zeer moeilijk, want je hebt mensen die kalm zijn en je hebt er die helemaal niet in staat zijn om hun kalmte te bewaren. Dankzij Peripass is alles er serieus eenvoudiger op geworden. De chauffeurs melden zich nu zélf aan bij één van de self-service kiosken, in één van de 26 talen waarin Peripass beschikbaar is. Ze gebruiken hiervoor het PO-nummer dat Alpro hen bezorgd heeft. Ze krijgen ook in één adem de veiligheidsvoorschriften mee. We vragen ook hoeveel rusturen men nog moet opnemen, zodat we hier bij het dispatchen rekening mee kunnen houden. We vragen ook of de vrachtwagen lege palletten bevat. Indien ja, wordt hij automatisch langs een andere route geleid waarbij het laadruim eerst wordt leegemaakt.”

“Alles loopt nu zoveel veiliger, gestructureerder en vloeiender.”

Zoals in de film

Op een dag verwerken we gemiddeld 120 vrachtwagens, waarvan er altijd een aantal te vroeg of te laat zijn, we dienen dus continu de planning bij te sturen. Wij gebruiken het Peripass-platform om de juiste vrachtwagen af te roepen via een sms-berichtje. Dit gebeurt héél éénvoudig - een beetje zoals in de film- waarbij we een vrachtwagen op ons scherm gewoon verslepen naar één van onze 25 gates. De chauffeur krijgt dan automatisch een bericht dat we klaar zijn om hem te ontvangen, welke route op ons terrein hij moet volgen en aan welke gate we hem verwachten. Los van het aanmeldproces kunnen we ook chauffeurs informatief een berichtje sturen indien onze productie achterloopt op schema. Dit laat hen toe om eventueel hun rusturen op te nemen of wat inkopen te doen in de buurt. Dit heeft al onze problemen van chaos, mensen die willen voorsteken of elkaar bewust blokkeren, opgelost.”

Wie op tijd is wordt beloond

“We proberen altijd voorrang te geven aan die vrachtwagens die op tijd zijn. We hebben een afdeling transportplanning, die alle vrachtwagens per uur inplant. Die planning gaat automatisch door naar de transporteur. Hierdoor weten ze dat ze een chauffeur moeten inplannen op een bepaald uur om een vracht op te laden. Indien wij zeggen dat die om 10u moet komen en die meldt zich mooi om 10u aan, dan gaat die zeker heer snel doorgelaten worden. Is hij een paar uur te laat, dan gaan die andere vrachtwagens die wél op tijd zijn of te vroeg zijn, toch nog voorrang krijgen. Zo belonen we die transporteurs die op tijd zijn. Anders doet iedereen toch zijn goesting. En dat is voor ons niet werkbaar.”

“Wij werken met twee verschillende soorten producten: drinks die op kamertemperatuur getransporteerd worden, en yoghurt en ijs dat gekoeld getransporteerd wordt. Een vrachtwagen die niet de juiste temperatuur heeft mogen we niet beginnen laden. In het Peripass-dispatching scherm kunnen wij duidelijk zien dat er een gekoeld transport is toegekomen, zodat we deze zo snel mogelijk kunnen verwerken.”

“Peripass is een voorbeeld voor vele andere toepassingen en is heel relevant voor bedrijven die veel throughput moeten verwerken.”

30 minuten gewonnen per transport

“In het oude systeem gaf de transportplanning aan welke palletten uit het magazijn gehaald moesten worden. Deze werden dan klaargezet aan de vloer bij de gate. En dan moest je hopen dat de vrachtwagen op tijd was of je kon niets anders doen. Nu werken we met een volautomatisch magazijn, een hoogbouw van 45m hoog met 35.000 palletten, waarin volautomatische kranen rondrijden. Dankzij Peripass weten we welke vrachtwagens op de wachtparking staan. Van zodra we een bericht sturen dat de vrachtwagen naar de gate mag komen, worden automatisch de juiste palletten voor het tansport uit het hoogbouwmagazijn gehaald. Het enige wat onze medewerkers nog moeten doen, is de laatste paar meters overbruggen tot aan het laaddok. Tegen dat de vrachtwagen aandokt, staan de palletten al klaar."

“Dit hele proces is enorm tijdkritisch. Nu slagen we er in om elk half uur een vrachtwagen te laden, wat toch zeer snel is. We winnen 30 minuten per transport in vergelijking met een klassiek proces.”

Connectie met SAP

“Alle informatie die in Peripass wordt ingegeven, vloeit terug naar ons SAP-systeem dat op haar beurt al onze andere activiteiten aanstuurt, zoals onze facturatie en business analytics. Het connecteren van Peripass aan onze SAP-interface ging eigenlijk heel vlot, we hebben het al anders meegemaakt bij andere projecten. (lacht) Je voelt aan alles dat de software-expertise bij Peripass heel hoog is.”

“Het is altijd leuk om te zien dat bezoekers onder de indruk zijn van onze aanpak en ons systeem.”

State-of-the-art

“Peripass heeft ons een paar jaar geleden zelf benaderd met hun oplossing en we wisten meteen: dit hebben we nodig. Het is het beste systeem dat ik al gezien heb op de markt. Ik bezoek regelmatig andere bedrijven en elke keer valt de chaos en onduidelijkheid mij op. Dan denk ik toch wel dat wij het beste state-of-the-art systeem hebben dat er is op de markt. Zeker voor de volumes die wij hebben.

We behoren nu ook tot de Danone-groep en we ontvangen dus regelmatig bezoekers uit alle hoeken van de wereld. Het is altijd leuk om te zien dat ze onder de indruk zijn van onze aanpak en ons systeem (lacht).”

"Ik heb er alle vertrouwen in dat Peripass zowel voor ons als voor andere spelers in de markt een waardevolle partner is.”

Klantgerichte partner

Nu we al een jaar met hen samenwerken hebben we onze keuze nog niet beklaagd. De klantgerichtheid voel je aan alles: Peripass is zeer flexibel, het team denkt mee met de klant en is zeer snel in het aanbieden van een oplossing. Wanneer we extra vragen hebben dan gaan ze hier heel flexibel mee om. Bij heel wat andere leveranciers zegt men al snel: ‘Ja maar, dat maakt geen deel uit van het project, we moeten alles herbekijken’, waardoor het hele proces vertraagd wordt. Ik waardeer ook dat ze luisteren naar onze feedback en deze verbeteringen opnemen bij nieuwe releases."

Nog tips voor collega’s?

“We hebben snel geleerd dat het belangrijk is om nog een welkomst-sms te sturen naar de chauffeur. Zo weet hij dat zijn gegevens en aanmelding verwerkt zijn. In het begin hadden we heel wat chauffeurs die toch nog onze bureau binnenwandelden om zeker te zijn dat we wisten dat ze waren toegekomen.”

“Ik raad ook iedereen aan om het project multi-disciplinair aan te pakken. Zorg ook dat de teamleaden voldoende tijd kunnen vrijmaken voor het project. Ons team bestond eerst en vooral uit de mensen die het systeem elke dag zouden gebruiken: de logistiek manager, logistiek officer, teamleaders en hoofdmagazijniers. Met daarnaast het IT-team en mensen van engineering die ons ondersteunden bij de aanleg van de nieuwe parking en de nieuwe toegangscontrolesystemen, slagbomen, terminals, etc.”

“Samengevat, zelfs de chauffeurs vertellen ons hoe goed ze het Peripass vinden, dan weet je dat je goed bezig bent.”

Ontdek de ervaringen van Alpro. Wim Muylaert, logistiek manager, legt uit waarom Alpro heeft gekozen voor de implementatie van Peripass. Efficiënte aanmelding voor vrachtwagens, besparingen, minder veiligheidsproblemen op de bedrijfssite, eenvoudigere communicatie met internationale chauffeurs en een naadloze integratie met SAP. Proef de expertise van Peripass in de customer story van Alpro.