“We kunnen nu veel objectiever werken, data-driven en op basis van KPI’s.”
Belgium, Puurs
September 2019
trucks verwerkt
FIEGE had in Puurs een kleine site van 20.000m2, die werd recent gerenoveerd naar een site van 50.000m2. Christoph Verhavert, Project Manager Belgium bij Fiege: “Waar vroeger het inkomend en uitgaand vrachtverkeer zeer beperkt was, is dat tegenwoordig zeer intens.”
“We hebben zo’n 80-tal vrachtwagens die elke dag aankomen om te komen lossen en een 40-tal vrachtwagens die vertrekken voor de uitgaande goederen. Waardoor we nood hadden aan veel meer overzicht. Iedereen reed zomaar de site op. Onze receptie is halfweg het gebouw. Het gevolg was dat men op die plek regelmatig gevaarlijke manoeuvres maakte: achteruitrijden, zich omdraaien, etc. zonder rekening te houden met de voetgangers die op dat moment tussen de vrachtwagens aan het laveren waren.”
“Er was ook geen overzicht of coördinatie. Wie om 8u een afspraak had, reed om 6u de site al op en verwachtte om al verwerkt te worden. Daardoor was het heel moeilijk om een planning aan te houden met het magazijn. Nu we Peripass hebben geïnstalleerd roepen we ze pas binnen wanneer we ze ook effectief kunnen laden of lossen.”
“Nu we Peripass hebben geïnstalleerd roepen we de vrachtwagens pas binnen wanneer we ze ook effectief kunnen laden of lossen. Waar vroeger het inkomend en uitgaand vrachtverkeer zeer beperkt was, is dat tegenwoordig zeer intens.”
“Het klopt dat we lang gewacht hebben met zo’n efficiëntietraject op te starten, want het is een stevige investering. Naast het softwarepakket moet je nog investeren in camera’s, afsluitingen, slagbomen, lussen slijpen in de parking, verlichting, bewegwijzering, etc. Op zich zijn dat allemaal kleine kosten maar als je alles bij elkaar telt spreken we wel over een stevig budget. Een budget dat moet goedgekeurd worden en vrijgemaakt worden. Dit gebeurt niet allemaal op één, twee, drie.”
“Het was heel moeilijk om een planning aan te houden: transporteurs reden binnen wanneer het hén uitkwam.”
“We combineren cross-dockoperaties met warehousing. We hebben heel wat verschillende klanten, gaande van de internationale supermarktketen Makro tot e-commerce bedrijven. Deze komen elk met hun specifieke processen, wat ons een totaal gaf van 17 verschillende flows. Vooral onze cross-dockdiensten zijn een uitdaging. Deze worden dikwijls toegeleverd door groupagebedrijven en die chauffeurs hadden de gewoonte om hier zonder afspraak toe te komen. We hadden geen enkel wapen om die mannen buiten te houden. We voelden ons echt een beetje als vuilbak FIEGE, het bedrijf waar je je eigen zin kan doen.”
“Van zodra we met Peripass van start zijn gegaan, zijn ze verplicht geweest om een afspraak te maken en hebben ze moeten werken aan de attitude van hun chauffeurs en back-office. Ze moeten zichzelf nu veel beter organiseren. Tijdens de go-live was dit zeer opvallend: de meerderheid van de chauffeurs kende hun slotnummer niet. De back-office had gezegd: “Rij maar gewoon naar FIEGE” en had hen deze informatie niet meegedeeld. Nu we enkele maanden live zijn, gebeurt het nog zelden dat iemand z’n referentie niet heeft.”
“We kwamen uit op 17 verschillende flows.”
“De wachttijden zijn merkbaar lager geworden en dat is goed nieuws voor onze klanten. Toch gebeurt het af en toe nog dat een leverancier steen en been gaat klagen bij onze klanten over ‘de lange wachttijden’, maar gelukkig dankzij Peripass hebben we nu de ideale munitie in handen. We kunnen nu perfect zien wanneer de transporteur is toegekomen, wanneer het transport ingepland stond en wanneer het verwerkt is. Wanneer iemand veel te vroeg of veel te laat is toegekomen is dat niet onze fout. Zo hadden we recent een situatie waarbij een leverancier kloeg dat z’n chauffeur al kweet nie hoe lang aan het wachten was. In Peripass konden we zien dat de chauffeur om 10u was toegekomen en om 10u15 had hij zijn toegangscode voor de slagboom ontvangen. Maar hij is pas effectief om 11u binnengereden omdat hij ondertussen een dutje had gedaan (lacht). In die zin zou het handig zijn indien wij via een dashboard onze eindklanten ook inzage kunnen geven in die data.”
“Dankzij Peripass hebben we nu de ideale munitie in handen bij klachten over wachttijden.”
“Onze eerste uitrol is compleet in het honderd gelopen. Na een kwartier hadden we al door dat onze initiële opzet compleet fout was. We hebben toen bewust alles in de soep laten draaien om te kunnen vaststellen welke major en minor problemen er waren. Op basis daarvan hebben we een draaiboek opgesteld. Eén van de zaken die toen naar boven kwam was dat chauffeurs niet wisten waar de uitrijslagboom zich bevond omdat die slecht verlicht was. In de plaats van daar een lichtboog te zetten, waardoor je weer een paal en extra bekabeling moet regelen, hebben we ervoor gekozen om de slagboom te verlichten met LED-strips. Langs de ene kant groen en langs de andere kant rood, waardoor de rijrichting onmiddellijk duidelijk was.”
“Onze eerste uitrol is compleet in het honderd gelopen. Na een kwartier hadden we al door dat onze initiële opzet compleet fout was.”
“We hebben er nu voor gekozen om één grote wachtzone te hebben buiten de perimeter. Van zodra de vrachtwagens toegekomen zijn en hun slot komt vrij, krijgen ze een sms’je met een toegangscode. Eenmaal op de site krijgen ze een berichtje waarin de laadkade vermeld staat.”
“Voor Makro hebben we een aparte flow omdat deze beter opgevolgd moet worden. Daar moeten de chauffeurs eerst naar één van de vijf wachtplaatsen aan de receptie. In functie van het geboekte slot wordt de chauffeur verzocht om zich te begeven naar de receptie. Daar worden de documenten gecontroleerd, eventuele wijzigingen aangebracht en wordt de ontvangstbon gemaakt. Van zodra die chauffeur vertrokken is naar één van onze 50 kades, wordt de volgende toegelaten tot de receptiezone.”
Waar is het dan zo verkeerd gelopen bij de uitrol? “Goh, het is een verhaal van failure to plan, is planning to fail. Een gebrekkige projectplanning aan onze kant ligt zeker mee aan de basis. We hebben de go-live gehouden op een moment dat de site zelf nog niet helemaal klaar was omdat de bewegwijzering nog niet geplaatst was. Hierdoor ontstond verwarring. Papier is ook gewillig. Onze ideeën hielden heel veel steek op papier, maar in de praktijk bleken ze niet te werken. Zo hebben we het interne verkeersplan van de parking herbekeken. Hieruit hebben we geleerd dat die eerste “go-live” eigenlijk een testrun had moeten zijn. We hadden ook beter moeten communiceren met de klanten en toeleveranciers. We hebben hen pas zeer laat laten weten dat Peripass live zou gaan en dat ze hun eigen organisatie daarop moesten afstemmen.”
“Er werden geen zwarte pieten doorgespeeld, maar gewoon een attitude van: laten we dit oplossen.”
Hoe zou Peripass nog beter kunnen worden? “Een nog meer doorgedreven rapportage en dashboarding zou voor mij een enorme meerwaarde zijn. Maar ik heb dit al aangegeven en ik weet dat ze hier al mee bezig zijn. Dit laat ons toe om nog veel klantvriendelijker te rapporteren naar onze eigen klanten en onze afgesproken doelen ook snel inzichtelijk te maken.”
Wat is er veranderd sinds Peripass geïnstalleerd is? “Het grootste verschil is dat we nu veel objectiever kunnen werken. We hebben nu ook veel meer mogelijkheden om een planning af te dwingen en chauffeurs te verplichten om zich aan de slotafspraken te houden. Chauffeurs vinden dit ook een eerlijker systeem. Indien ze nu te vroeg zijn bekijken we of we ze ertussen kunnen nemen, maar indien dit niet kan dan aanvaarden ze dat ook. En als we ze nu toch nog vroeger kunnen verwerken, dan zijn ze dankbaar.”
“We kunnen nu veel objectiever werken, data-driven en op basis van KPI’s. Dat sluit aan bij onze internationale doelstellingen.”
“Naar onze klanten toe hebben we nu meer handvaten om discussies te voeren. Discussies die nergens op slaan kunnen we nu zeer snel in de kiem smoren omdat we nu objectieve data hebben die aantoont wat er effectief gebeurd is. FIEGE werkt ook veel meer data-driven en op basis van KPI’s en Peripass geeft ons de mogelijkheid om ook daar zeer objectief te data te analyseren. Minder buikgevoel, meer feiten. “
“Onze medewerkers bij ontvangst goederen hebben veel minder stress nu ze eindelijk de flow aan chauffeurs onder controle kunnen houden. Onze medewerkers vinden het ook gemakkelijk om met Peripass te werken, het is een zeer intuïtief drag-and-drop platform. De communicatie met de chauffeurs verloopt ook veel vlotter. Indien we nu een chauffeur niet vinden hebben we nu zijn contactgegevens en kunnen we hem met een belletje of sms’je snel bereiken. Daarnaast is het veel veiliger geworden om bij ons op het terrein te rijden of te wandelen. Dat geeft ook rust. Dus samengevat: een tevreden klant!”
