“Inbound en outbound zijn de laatste jaren gigantische gestegen, met onveilige situaties tot gevolg. De initiële vraag was dan ook om de toegangscontrole van vrachtwagens aan te pakken, voornamelijk in het kader van veiligheid van onze medewerkers”

Bram Van Coillie, Warehouse Manager van de Stow Groep, werkt 7 jaar voor Stow en heeft het bedrijf vanop de eerste rij zien groeien. Ook de vestiging in Dottenijs. “In de eerste jaren verscheepten we ongeveer een 95.000 ton coils per jaar vanuit Dottenijs. Ter vergelijking, vandaag verschepen we jaarlijks om en bij de 160.000 ton. Het aantal inbound en outbound vrachtwagens is bijgevolg gigantische gestegen, met onveilige situaties, veel trailers tot gevolg. De parking is beperkt, maar uitbreidingsplannen zijn in de maak. De initiële vraag aan Peripass, 4 jaar geleden en toen nog onder de naam Behind The Buttons, was dan ook om de toegangscontrole van vrachtwagens aan te pakken, voornamelijk in het kader van veiligheid en omwille van de groei.”

Een veilige omgeving creëren voor medewerkers en chauffeurs

Veiligheid is voor Stow de belangrijkste drijfveer om Peripass te implementeren op de site. “Ons voornaamste doel was om ons personeel te beschermen door hen minder te laten floreren tussen de vrachtwagens. Vroeger was het zo dat men de chauffeurs zelf ging zoeken op de parking, heen en weer lopen, hen persoonlijk informeren over wie wel of niet naar binnen mag rijden. De implementatie met introductie van slagbomen en de Self-Service Kiosk werd uitgerold en de toegangscontrole werd op punt gezet naar de wensen van Stow. Door de toegang te automatiseren konden we ook de efficiëntie van onze medewerkers verbeteren.

“Vroeger was het zo dat men de chauffeurs zelf ging zoeken op de parking, heen en weer lopen, hen persoonlijk zeggen wie wel of niet naar binnen mag rijden.”

“Het huidige proces verloopt nog niet helemaal autonoom, maar dat is een bewuste keuze om de heel eenvoudige reden dat we de papieren zelf nog wilden afgeven en controleren. Voor inbound wil men een afgetekende leveringsbon ontvangen, dit gebeurt aan de kaaien. Voor outbound gebeurt dit in het kantoor, in het logistieke infopunt. In de beginfase wilden we hier nog geen komaf mee maken.”

Het verloop van het registratieproces

“De vrachtwagens komen aan op de site, waarna de chauffeurs zich aanmelden op het Peripass platform. Zij ontvangen een pincode, voor toegang tot de site via een tourniquet en slagbomen. In het infopunt melden ze zich aan en ontvangen de nodige papieren. Daarna keren ze terug naar hun vrachtwagen en worden ze per SMS verwittigd wanneer ze kunnen binnenrijden, en naar welke locatie. De site binnenrijden kan met de ontvangen pincode. Bij het buitenrijden moeten de papieren afgetekend worden en moet er in sommige gevallen nog een extra controle gebeuren op het vastleggen van het materiaal of een controle van de leveringsbon. De site verlaten kan met dezelfde pincode, die het Peripass platform gegenereerd heeft.”

”Chauffeurs melden zich aan op het Peripass platform en ontvangen een pincode, voor toegang tot de site.”

Nieuwe ontwikkelingen implementeren in Dottenijs

“Intussen zijn onze wensen veranderd waardoor weer heel wat nieuwe ontwikkelingen in de pipeline zitten. Het aanmeldproces loopt nog niet volledig automatisch. Door het gebruik van Peripass hebben we de noden meer naar boven zien komen. We willen over te gaan naar een systeem waar er geen fysiek contact meer nodig is tussen onthaalpersoneel en vrachtwagenchauffeurs.”

“Door Peripass te gebruiken zijn nieuwe noden naar boven gekomen waardoor nieuwe ontwikkelingen in de pipeline zitten.”

“Bij veel bedrijven zal het gaspedaal wel ingedrukt worden om het contact volledig te elimineren. Ook bij Stow bestaat de nood om de eerste onderlinge contacten te elimineren. Niet enkel omwille van Covid-19 en gezondheidsredenen, maar ook omdat we met 12 à 14 verschillende talen geconfronteerd worden. Doordat we nog steeds een persoonlijk contact behouden, ondanks het gebruik van de Self-Service Portal, geeft dit nog de nodige communicatie-problematieken, met soms frustraties en hoogoplopende discussies tot gevolg. Daar willen we volledig vanaf.”

“We willen meer met tekst, maar eigenlijk bij voorkeur met beeld, onze communicatie onderhouden met de chauffeurs. Daar is intussen een oplossing voor: alle informatie zal gevisualiseerd worden op de Self-Service Portal en effectief moet afgevinkt worden. Veiligheidsvoorschriften en/of algemene instructies om het bedrijventerrein te mogen betreden: luchtveringen laten zakken als je binnenrijdt, om niet tegen de rolbrug te rijden is daar een typisch voorbeeld van. Door operationele instructies en veiligheidsvoorschriften te digitaliseren krijgen we een betere tracering van wie onze richtlijnen heeft aanvaard.”

“Nu worden alle voorschriften enkel meegegeven op papier, maar wordt er niets afgetekend. In de toekomst zullen we dus veel beter ingedekt zijn, doordat de afgevinkte lijst kan getoond worden aan de transporteur zelf. Bij eventuele discussies zullen we perfect kunnen aantonen dat chauffeurs weldegelijk hebben ingestemd met de voorschriften die door ons worden opgelegd. Dit zit nu allemaal in de pipeline en moeten we daar nu snel werk van maken om daarmee verder aan de slag te gaan.”

Bijkomende optimalisatie voor dispatching van vrachtwagens

“Wat we ook op korte termijn willen uitrollen is het opzetten van aparte dispatch dashboarden voor de verschillende locaties op de site. Nu staan alle logistieke activiteiten weergegeven op één dispatch dashboard, waarbij een fysieke persoon de dispatching manueel uitvoert tussen de verschillende laad- en loskades. We willen dit opsplitsen en een apart dispatch dashboard per poort voorzien: elke operator of medewerker, beheert een poort of loskade en kan eigen aangemelde vrachtwagens zien en beheren. Op die manier kunnen we de rol van ‘subdispatcher’ vermijden.”

“Nu werken we nog niet met een inbound planning, in de toekomst, willen we Peripass daarvoor inzetten: met het platform willen we verdeling en bezetting van de kades opvolgen.”

“Nu werken we nog niet met een inbound planning, in de toekomst, willen we Peripass daarvoor inzetten: met het platform willen we verdeling en bezetting van de kades opvolgen. Of door met standaard exports te werken, met draaitabellen in Excell of rechtsreeks in Peripass. Hiervoor moeten we intern nog de keuzelijsten voor de Self-Service Portal voorbereiden.”

“We merken, als we chauffeurs vrije tekst laten invullen, worden namen en namen transporteurs op talloze verschillende manieren geschreven, waardoor er geen eenduidige lijsten kunnen gemaakt worden voor rapportering. Door te werken met een drop-down menu, met vooraf ingevulde informatie, die enkel moet worden aangevinkt, kan veel makkelijker en sneller alle data worden geanalyseerd. Ook dit willen aanpakken in de volgende upgrade die nu lopende is.”

Koppeling voorbereiden tussen Peripass en SAP

“Naast het inhoudelijke moet ook de koppeling met SAP voorbereid worden. Momenteel rollen we de huidige versie van SAP uit over alle vestigingen in de groep, om op eenzelfde geautomatiseerde manier te kunnen werken. Daarna zullen we alle vestigingen upgraden naar S4Hana, de recentste versie van SAP. We bekijken hoe we de nodige resources kunnen vrijmaken om samen met Peripass de reële koppeling te doen tussen beide platformen.”

Next steps, nieuwe features

“De nexts steps worden momenteel besproken met het Customer Success team van Peripass: de lopende projectintegratie met SAP, vermijden van fysiek contact bij onthaal, verder automatiseren van de toegangscontrole en het opzetten van aparte dispatch dashboarden. Er worden nieuwe sessies ingepland om te bekijken wat Peripass kan doen, maar ook in functie van de resources die beschikbaar zijn in het SAP-team van Stow. Het product opnieuw in detail bekijken en zien wat we nog extra kunnen gebruiken, is waardevol gebleken voor ons. Het brengt ons dichter bij een autonoom aanmeldproces.”

“Het product opnieuw in detail bekijken en zien wat we nog extra kunnen gebruiken, is waardevol gebleken voor ons.”

Leer uit de ervaringen van Stow. Ontdek hoe Peripass dit toonaangevend bedrijf heeft geholpen om een veilige omgeving te creëren voor medewerkers en chauffeurs. Minder chaos, meer veiligheid, een transparant overview over de site en makkelijkere communicatie met chauffeurs uit verschillende landen.
Wat zijn hun ervaringen met het Peripass platform? Lees er alles over en bekijk welke de next steps zijn in verder optimalisaties.