CUSTOMER CASE
Peripass bij Decospan
“Peripass biedt op vlak van security een transparant overzicht van de geregistreerde bezoekers die op de site aanwezig zijn.”
– David Genquiere, Facility Manager bij Decospan
België, Menen
October 2020
vrachtwagens per dag
Nood aan het vereenvoudigen en beheren van verschillende bezoekersstromen
De ontvangstruimte voor bezoekers bevindt zich centraal op de site
Automatische dispatching op basis van informatie uit ERP
Niemand had zicht op wie aanwezig was op site, of wie er hoorde te zijn en wie niet
Duidelijke communicatie naar anderstalige chauffeurs nodig
Een flexibel softwareplatform voor logistiek onthaal
“De grootste vooruitgang hebben we geboekt in het vereenvoudigen van de bezoekersstromen en de communicatie naar anderstalige chauffeurs. Zij worden naar de juiste poort gestuurd, via een SMS in hun eigen moedertaal. ”
“Peripass is een ‘open’ systeem, een flexibel softwarepakket. Die flexibiliteit was voor ons zeer belangrijk.”
Een uniek pakket met de juiste dosis flexibiliteit
“Decospan is een 4-tal jaar geleden bij Peripass terecht gekomen. Toen stond het softwarepakket nog in de startblokken. Na een eerste kennismaking en een voorstelling van het yard management-platform zijn we op referentiebezoek gegaan bij Alpro in Wevelgem. Zij werkten daar toen ook al met Peripass.
Peripass is een uniek systeem. Het maakt het mogelijk om te communiceren met bezoekers, in verschillende talen. Handig, want wij zijn niet alle talen machtig, denk maar aan de chauffeurs uit Oostbloklanden. Peripass maakt het eenvoudig om ook hen te ontvangen op onze site en hen duidelijke richtlijnen te geven.”
Een tweeledig registratieproces: voor bezoekers en voor transporteurs
“Het systeem om te registreren is tweeledig. Enerzijds zijn er de bezoekers. Dit zijn klanten en leveranciers die vooraf een afspraak maken via onze interne medewerkers of technische dienst. Daarvoor gebruiken we de kalender-connector. Op die manier krijgen de bezoekers de dag voordien of ’s morgens de toegangscode door middel van een E-ticket. In deze email krijgt de bezoeker een pincode en sturen we ook een instructiefilmpje mee. De toonzaal ligt centraal op de site, waar ook vrachtwagens circuleren. Dat is geen evidentie om de veiligheid te bewaken. Aan de hand van een YouTube-filmpje kan men vooraf bekijken hoe men de site veilig kan bezoeken en welke weg men moet volgen naar de toonzaal. Met dezelfde code kan men na afloop van het bezoek de site opnieuw verlaten.”
“Na het aanmelden krijgen de vrachtwagenchauffeurs een pincode toegestuurd via SMS, samen met instructies om zich te parkeren of om door te rijden naar de juiste poort”
Visibiliteit over de volledige site via het dispatch dashboard
“Dankzij het Peripass-platform weten we perfect wie er binnenkomt en wanneer. We hebben een aantal poorten om te lossen en een apart aantal poorten voorzien voor vrachtwagens die komen laden. Er is nu één persoon die de transporten op de site regelt met behulp van het logistiek dashboard. Hij heeft de mogelijkheid om de binnenkomende vrachtwagens te ‘verslepen’ naar de juiste poort. Het platform zorgt ervoor dat een SMS gestuurd wordt naar de chauffeurs, in hun eigen moedertaal, met verdere instructies.”
“Dankzij het dispatch dashboard weten we perfect wie er binnenkomt en wanneer”
“Wat we vandaag nog ontbreken is een link met het ERP-pakket. Wij zijn een bedrijf onder invloed van heel wat wijzigingen. Om een excellente service mogelijk te maken investeert Decospan sterk in Industrie 4.0. Onze organisatie was tot nu nog niet klaar om met Peripass te koppelen. We maken hier dit jaar nog werk van. De tweede productiesite in Menen, die dateert vanuit eind de jaren ’90, gaan we bijkomend ook ombouwen naar Peripass, zodat ook daar toegangscontrole wordt geregeld. Dit staat ingepland in het eerste kwartaal van 2021.”
Elke bezoeker moet zich verplicht aanmelden
“De grootste vooruitgang werd geboekt in het vereenvoudigen van de bezoekersstromen. Fysiek speelt er één groot nadeel op het terrein. De toonzaal, waar bezoekers en leveranciers worden ontvangen, bevindt zich centraal op de site, dus voorbij de slagbomen waar ook de vrachtwagens voorbijkomen. Daarom moeten bezoekers zich vooraf registreren.
Er moet intern nog meer een bewustzijn groeien om de juiste systemen te gebruiken en de bezoekers op een correcte manier te ontvangen. Indien bezoekers vooraf de pincode ontvangen verloopt alles heel gemakkelijk. Via mail ontvangen zij de pincode om de slagboom te kunnen openen.
Wie vooraf geen pincode ontvangt, wordt gevraagd zich handmatig op de kiosk te registreren. Via SMS wordt de pincode onmiddellijk doorgestuurd. Pas dan kan men de site betreden. Bijkomend werken we nog verder aan de signalisatie op de site zelf.”
“De grootste vooruitgang werd geboekt in het vereenvoudigen van de bezoekersstromen en de communicatie naar anderstalige chauffeurs”
In de toekomst meer capaciteit
“Momenteel beschikken we over een capaciteit van een 30 à 40 vrachtwagens die dagelijks de site betreden, zowel eigen vrachtwagens, als externe transporten. We werken we nu nog met 2 productiesites op een tweetal kilometer van elkaar. We zijn geleidelijk aan het omschakelen om de stock en machines voor de standaardpanelen van het tweede magazijn over te brengen naar de site hier. Eigen verkeer en derden pendelen nu tussen de twee productiesites heen en weer. Die worden op termijn overbodig als alles is omgebouwd. Maar dan zal het volume aan externe transporten sterk toenemen op deze site. Waarbij Peripass dan volledig zijn nut kan en zal kunnen bewijzen.”
Overzicht over de perimeter
“Vanuit mijn functie van Facility Manager ben ik verantwoordelijk voor Security. Peripass draagt zeker bij tot de beveiliging van het terrein, door de bezoekersstromen aan te sturen. Als alle slagbomen en poorten dicht zijn, is de perimeter bewaakt. Vroeger stond alles open en was het hier de zoete inval van vrachtwagens. Iedereen reed gewoon binnen waardoor we geen zicht hadden over wie op de site aanwezig was, en wie er hoorde te zijn en wie niet. Vandaag kan niet iedereen zomaar de site betreden en in deze context is de site een pak veiliger geworden. Peripass biedt op vlak van beveiliging een transparant overzicht van de geregistreerde bezoekers die op de site aanwezig zijn.”
Automatisatie in het DNA van Decospan
“In België beschikt Decospan over 2 productiesites in Menen (respectievelijk 5 en 7 ha) en daarnaast een hoogbouwmagazijn met automatische kranen. Dus vanuit de filosofie van het bedrijf om in te zetten op Industrie 4.0 en de daarmee gepaarde gaande automatisatie, pas Peripass perfect binnen het plaatje van innovatie. Het is de bedoeling de productiesites in België te behouden. We zijn een bedrijf met veel technische knowhow. Ondanks de complexiteit van onze sites, zorgt dit alles er wel voor dat we verder kunnen met hetzelfde aantal mensen hier in Vlaanderen.”
“Peripass biedt op vlak van security een transparant overzicht van de geregistreerde bezoekers die op de site aanwezig zijn.”
Next steps: integratie met ERP
“Nog dit jaar hopen we rond te zijn met het aanpassen van ons ERP-pakket, waarbij we dan live gaan met Axapta2012. Daarin voorzien we nog extra koppelingen met Peripass. Een vrachtwagen die komt lossen die heeft een ordernummer. Dat ordernummer moet gekend zijn in Peripass. Dan weet de operator aan het onthaal direct over welke vrachtwagen het gaat en voor welke poort die bestemd is. Dus daar moet nog bijkomende logica worden ingebouwd. Zonder de koppeling met ERP wordt het ordernummer gevraagd om de kiosk, maar is het geen verplicht veld. Daardoor ontbreekt momenteel nog een stukje logica, en gebeurt het dispatchen nog manueel via het dashboard. Eens alle informatie is gekoppeld kan dit een stukje geautomatiseerd worden. Het IT-team van Decospan zal hiervoor samenwerken met het implementatie team van Peripass.”
